Esta semana estuvimos viendo cómo se forma una colección de biblioteca y cómo se gestiona. Hay diferentes maneras de comenzar una colección como puede ser la adquisición de documentos, el canje con otras bibliotecas o la donación, de la cual ya hablamos brevemente en la entrada de la
biblioteca Infanta Elena. Y, al igual que hablamos de la entrada de la colección, hablamos también de la salida de ésta, la cual puede ser por expurgo, motivado por la falta de uso, deterioro de documento o documentos obsoletos, así como por el hurto. En la gestión de la colección hablamos de los inventarios anuales y diarios.
La función de la biblioteca es proporcionar la información requerida por el usuario en el momento preciso. Por ello, para que esto se cumpla, es imprescindible contar con la colección. La colección está formada por materiales en cualquier formato o soporte que contienen información la cual es registrada, recuperada y ofrecida a un usuario. Hoy, profundizaremos en la creación de la colección.
Como hemos dicho al principio la adquisición es una de las maneras para formar una colección, pero para llegar a comprar, hay que pasar por una selección previa de lo que interese adquirir. Por ello es importante saber qué tipo de biblioteca es al igual que saber a qué tipo de usuario va dirigida, o los avances y novedades según el área de conocimiento. Y por supuesto hay que tener en cuenta el presupuesto.
¿Como realizamos la selección?
La selección la podemos realizar directamente revisando las obras, o bien a través de fuentes de información, bibliografías de obras recomendadas entre otras. Para revisar las obras de forma directa, un proveedor proporciona novedades editoriales para examinarlas durante un tiempo determinado y en ese tiempo se selecciona los libros que interesen para su adquisición.
Mediante fuentes bibliográficas. Nos podemos encontrar con catálogos comerciales que varían según la entidad que los produce, la materia, el tipo de documento, el soporte o la periodicidad.
Finalmente de lo que se trata en la selección es elegir el documento concreto. Lo cual lleva a valorar el mismo, estudiarlo físicamente y juzgarlo con criterios objetivos. Hay que tener en cuenta el tipo de publicación, la presentación física, el contenido intelectual así como el valor futuro entre otros.
Llegamos a la adquisición.
La biblioteca, después de realizar la selección previa, incorpora las obras de interés. Así se produce el abastecimiento de la colección bibliográfica, que es una de las actividades más importante de una biblioteca. Veamos cual es su sistema.
Por un lado tenemos la compra la cual puede ser directa al productor del documento o ben de forma indirecta al distribuidor. Mientras que la primera es más rápida y se consigue un mejor precio, pero conlleva un trabajo adicional de gestión del presupuesto, la segunda supone un ahorro en esa gestión de la adquisición, pero no es tan rápida y tiene un encarecimiento del precio. Podemos destacar dentro de la compra:
- Approval plan: Se define un perfil, y de acuerdo a ello se envía una bibliografía por parte de los proveedores.
- Pedidos abiertos: Son pedidos de suscripción de tipo permanente con el proveedor revisado anualmente.
-Compra consorciada: Puede ser puntual o sistemática, se refiere al ámbito de la información electrónica como bases de datos, revistas o libros. Las bibliotecas compran de forma conjunta los derechos a acceder a un mismo recurso en el mismo acto.
Las donaciones forman parte también del proceso de adquisición. Es una forma gratuita de ampliar la colección, pero el proceso de ponerlo a disposición del público supone una serie de costes en recursos humanos y problemas de almacenamiento. Las donaciones pueden ser de dos tipos:
- Espontáneas: estas proceden de particulares, instituciones o servicios de la misma institución a la que pertenece la biblioteca, que llegan sin regularidad y sin poder preseleccionar el material.
- Regulares o solicitadas: la biblioteca pide a organismos públicos o privados parte de su colección que puede ser interesante para aumentar la colección.
Por último tenemos el canje, que es el intercambio entre bibliotecas de duplicados, de sus publicaciones o de las obras publicadas por aquellas instituciones a las que las bibliotecas están vinculadas. El intercambio de duplicados permite completar la colección como forma de adquisición retrospectiva. El intercambio de publicaciones supone una difusión para la entidad editora mientras que para la biblioteca que lo recibe supone la adquisición de obras que no se comercializan o que son difícil de encontrar.
Si quieres una información más profunda puedes acceder a este documento en el que explica todo el proceso de formación de la colección de forma más detallada:
Selección y adquisición de materiales. Criterios para la formación, mantenimiento y evaluación de la colección bibliográfica.
Nada más por hoy, que tengáis una feliz semana!
